Was kostet ein KI-Assistent für einen Handwerksbetrieb? (2026)

Die Kurzantwort

Ein KI-Assistent für einen kleinen Betrieb kostet in Österreich 2026 zwischen etwa 30 € und 250 € im Monat, dazu eine einmalige Einrichtung von rund 200 € bis 1.000 €. Wer die KI aus Datenschutzgründen im eigenen Haus betreiben will, zahlt einmalig deutlich mehr, weil Hardware dazukommt.

Die Spanne wirkt groß, weil unter dem Begriff „KI-Assistent" drei sehr verschiedene Dinge verkauft werden:

• Antwort-Assistent: beantwortet Standardfragen auf WhatsApp oder der Website, nimmt Anfragen strukturiert auf. Typisch 30–80 €/Monat.
• Arbeitender Assistent: erledigt zusätzlich echte Schritte – Angebotsentwurf, Postfach-Vorsortierung, Terminvorschlag, Lagerabgleich. Typisch 80–250 €/Monat.
• Lokale KI auf eigener Hardware: das Sprachmodell läuft im Betrieb, keine Daten verlassen das Haus. Einmalig ab etwa 2.500 € inklusive Hardware, dann laufende Betreuung.

Was den Preis wirklich treibt

Nicht die KI selbst ist teuer – die Einrichtung drumherum ist es. Ein Sprachmodell kann formulieren, aber es kennt Ihre Preise nicht, hängt nicht an Ihrer Telefonnummer und weiß nicht, welche Fragen Ihre Kunden stellen. Genau das muss eingerichtet werden.

Preisbestimmend sind daher vor allem: die Zahl der Kanäle (nur WhatsApp oder auch Website, E-Mail, Telefon), die Zahl der Abläufe, die der Assistent selbst erledigen soll, und ob er an vorhandene Software angebunden werden muss. Ein Assistent, der nur zehn Standardfragen beantwortet, ist an einem Tag eingerichtet. Einer, der Angebote aus Ihrer Preisliste entwirft, braucht Vorarbeit.

Die Folgekosten, die in Angeboten oft fehlen

Fragen Sie vor der Unterschrift gezielt nach diesen fünf Punkten – sie entscheiden darüber, ob der Monatspreis hält, was er verspricht:

• Nutzungsgrenze: Wie viele Gespräche sind im Monatspreis enthalten und was kostet die Überschreitung? Seriöse Anbieter nennen eine Zahl (üblich sind einige hundert Interaktionen).
• WhatsApp-Gebühren: Die WhatsApp Business Platform verrechnet je nach Gesprächsart eigene Kosten. Klären Sie, wer die trägt.
• Änderungen: Was kostet es, wenn sich Ihre Preise ändern oder eine neue Standardfrage dazukommt?
• Zusätzliche Abläufe: Wird jeder weitere Workflow einzeln verrechnet – und wenn ja, wie viel?
• Ausstieg: Welche Kündigungsfrist gilt, und bekommen Sie Ihre Daten und Gesprächsverläufe heraus?

Wann rechnet sich welche Stufe?

Die ehrlichste Rechnung geht nicht über Features, sondern über Ihre eigenen Zahlen. Zwei Beispiele:

Erreichbarkeit: Wenn Ihnen pro Woche zwei Anfragen verlorengehen, weil Sie auf der Baustelle nicht abheben können, und nur eine davon im Monat ein Auftrag über 300 € geworden wäre, dann kostet Sie das Nicht-Antworten 300 € monatlich. Ein Antwort-Assistent für 49 € rechnet sich damit ab dem ersten geretteten Auftrag.

Bürozeit: Wenn Sie fünf Stunden pro Woche mit wiederkehrendem Papierkram verbringen, sind das rund 20 Stunden im Monat. Wird davon die Hälfte automatisiert, stehen zehn Stunden gegen etwa 100 € Monatspreis – das ist rechnerisch selten knapp.

Umgekehrt gilt: Wenn Sie ohnehin fast alle Anrufe annehmen und wenig Papierkram haben, rechnet sich ein Assistent nicht. Das sollte Ihnen ein Anbieter auch sagen.

Wann eine lokale KI die einzige Option ist

Für die meisten Betriebe ist eine Cloud-Lösung ausreichend und deutlich günstiger. Es gibt aber Fälle, in denen sie ausscheidet: Wer mit Gesundheitsdaten arbeitet (Art. 9 DSGVO) oder einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt – Ärztinnen, Anwälte, Psychotherapeutinnen, Steuerberater – kann Mandanten- oder Patienteninhalte nicht an einen fremden Cloud-Dienst geben.

Dann läuft das Sprachmodell auf eigener Hardware im Haus. Das kostet einmalig mehr, dafür entfallen laufende Gebühren an fremde KI-Anbieter und die Datenschutzfrage ist strukturell gelöst statt vertraglich abgefedert.

Zur Einordnung: Unsere Preise

Bei AInklang kostet der Digitale Empfang 49 €/Monat bei aktuell 1 € Einrichtung im Pilotprogramm. Der Büro-Autopilot mit einem maßgeschneiderten Ablauf liegt bei 99 €/Monat, Einrichtung aktuell 299 € statt 499 €; jeder weitere Ablauf kostet einmalig 199 €. THE VAULT mit eigener KI-Hardware im Haus beginnt bei 2.499 € Einrichtung plus 199 €/Monat. Alle Preise sind Endpreise (Kleinunternehmerregelung, § 6 Abs. 1 Z 27 UStG); die Cloud-Monatspreise enthalten rund 500 Interaktionen im Monat.